Připravte se na své nadcházející schůzky a učiňte je produktivnější jak pro vás, tak pro ostatní zúčastněné. Podívejme se dnes, jak toho docílit.
Připravme se na správný druh schůzky
- Informační schůze – Tímto druhem schůze rozumíme takový, ve kterém jde o co nejpřesnější šíření informací. Nejčastěji probíhá tak, že jedna strana sdělí potřebné informace a zbytek účastníků má za úkol je zpracovat.
- Diskuzní schůze – Diskuzní setkání, kde probíhá výměna informací od více lidí. Také se může jednat o schůzky, kde se řeší nějaký problém za účasti všech.
- Přihlašovací schůze – Jedná se o schůzku, která je pravidelně plánovaná. Obvykle se jedná o konkrétní projekt. Spíše jde o kratší schůze, kde se všichni dozví, jak daný projekt probíhá a co je potřeba udělat.
- Pracovní setkání – Pracovní schůze je zpravidla ta, kde se sejdou vedoucí projektů a definují jejich harmonogram. Projednává se postup, rozvrh a klíčová data.
Jak na schůzkách zvýšit produktivitu?
- Uložte si schůzi do kalendáře předem – Vždy si schůzi včas poznačte do kalendáře, pomůže vám to s dostatečnou přípravou a nebudete už vícekrát zaskočeni.
- Použijte jasný předmět zprávy – Pokud schůzi plánujete, je více než vhodné do předmětu vložit slova, kterými jasně naznačíte jak téma schůze, tak i její účel. Díky jasnému předmětu každý pochopí, proč je na schůzi pozván a co se od něj očekává.
- Mějte definovaného vedoucího schůze – Na každé schůzi by měl být jasně označen vedoucí nebo spoluvedoucí. Pokud by se schůze konala bez vedení, pak se můžete připravit spíše na chaos než vyřešení jakéhokoliv problému.
- Připravte si prezentaci, pokud je potřeba – Vhodně vytvořená prezentace, která zaujme a vysvětlí vašemu okolí, o co jde, je vždy vítaná volba. Jednak si ji můžete v klidu připravit doma a pak na schůzi nemusíte mít nervy s tím, co budete říkat.
Zdroj: https://garfinkleexecutivecoaching.com/articles/conduct-productive-meetings/7-ways-to-make-your-meetings-more-productive
